Unsicherheit macht sich in den Corona bedingten Home-Offices breit. Der Grund: Online Meetings. Denn für viele Unternehmen, Abteilungen und Mitarbeitenden ist die Besprechung via Skype & Co. absolutes Neuland. „Kein Problem, im Prinzip müssen alle Teilnehmenden einfach nur da sein“, sagt der Präsentationscoach Robert Spengler, der bereits vor der Corona-Krise regelmäßig online gecoacht hat. Was für die Teilnehmenden einer Videokonferenz vor dem ersten virtuellen „Hallo“ und während des Online Meetings zu beachten ist, erklärt er in diesem Beitrag.
Klick und drin: So einfach nimmst du am Online Meeting teil
Als Teilnehmender an einer Videokonferenz erhältst du per E-Mail eine Einladung. So wie Sabine. Ihr habe ich zu dem Meeting-Termin mit Datum und Uhrzeit diesen Einladungstext geschickt:
„Liebe Sabine,
hast Du ein Laptop, klicke einfach auf den untenstehenden Link. Und schon bist Du drin! Du brauchst nichts zu installieren.
Arbeitest Du am PC, benötigst Du ein einfaches Headset, um an diesem Online-Meeting teilzunehmen. Das kann auch das Headset sein, welches Du mal mit einem Mobiltelefon bekommen hattest. Eine PC-Kamera wäre schön, ist aber nicht zwingend notwendig. In manchen Videokameras ist bereits ein Mikrofon verbaut.
Herzliche Grüße und auf Wiedersehen im Online Meeting
Robert“.
Die wichtigen Infos in dieser E-Mail sind
- Meeting-Termin
- Einladungslink
- Art der Hardware
Tipp 1:
Sei überpünktlich anwesend. Vergiss nicht: alle anderen warten auf dich. Zudem kannst du dich dann in aller Ruhe in den virtuellen Meetingraum klicken und dir die Oberfläche des Bildschirms ansehen. Stimmt die Ton- und Bildqualität? Klick dich da ruhig ein wenig durch: Es kann nichts passieren! Klickst du dich aus Versehen raus, klicke einfach nochmals auf den Einladungslink: schon bist du wieder drin.
Keine Installation notwendig: mit webbasierten Tools einfach losmeeten
So nimmst du an einer Videokonferenz teil:
Ob via Skype, dem Nachfolger Microsoft Teams oder einem der unzähligen anderen Video-Konferenz-Tools: Als Teilnehmer erreichst du die webbasierte Version in der Regel nur mit dem Klick auf den Einladungslink. Hierfür musst du nichts installieren. Das Online Meeting findet über deinen Browser statt. Da die meisten von uns mit Microsoft Office arbeiten und Teams Teil dieses Office-Paketes ist, zeige ich dir hier die ersten Teams-Schritte:
- Klicke auf den Link
- Klicke auf „im Web teilnehmen“
- gib beim ersten Mal deinen Namen ein
- bestätige deine Audio- und Videoeinstellungen
- fertig
Falls du dich per Telefon zuschalten sollst oder möchtest, erhältst du in der Einladung eine Meeting-ID. Diese führt dich per Klick zu der Telefonnummer, die du für deine Teilnahme wählen musst. In der Regel navigiert dich der Einladungstext direkt ins Online Meeting.
Tipp 2:
Konzentriere dich beim ersten Mal ganz auf die neue Konferenz-Umgebung: Passt der Ton für dich? Ist die Kameraeinstellung OK? Wenn du während der Schalte ein wenig in der Umgebung herumspielst und du aus Versehen mal kurz den Ton stumm schaltest oder das Bild veränderst: macht nichts. Das zeigt dich menschlich und sympathisch! Deshalb:
- Vergiss die Tipps zum Hintergrund: Das ist am Anfang nicht wichtig!
- Fang mit 70% Professionalität an: Lauf dich langsam warm und mach dich vertraut!
- Verzichte auf Tutorials und Videos zum Online Meeting: Probiere es einfach aus!
- Hast du den Dreh raus, kannst du deine Teilnahme von Meeting zu Meeting optimieren.
Wichtig ist, dass du die Scheu vor diesem Neuland verlierst und Vertrauen in die Technik gewinnst. Und wenn du doch einmal aus der Leitung fliegst? Dann mach es wie beim Telefonieren, wenn Du in ein Funkloch kommst: einfach nochmals einwählen.
Kommunizieren mit Mehrwert: auf Augenhöhe Dateien teilen, ansehen und effektiv arbeiten
Klar können wir Informationen zu einem Projekt auch telefonisch austauschen. Der Vorteil von Online Meetings ist jedoch, dass wir gleichzeitig Dateien teilen und ansehen können. Dabei weiß jeder, was der andere sieht. Wie bei einem Live-Meeting im Konferenzraum auch. Zudem sehen wir durch die Mimik und Körpersprache der Teilnehmenden, ob Inhalte richtig verstanden werden oder Zweifel an Aussagen bestehen: Die Kommunikation wird klarer und effizienter. Und sie bringt uns näher. Gerade jetzt und heute sind Online Meetings beruflich wie privat eine tolle Möglichkeit zusammenzukommen und uns dabei live zu sehen.
Tipp 3:
Fang jetzt damit an! Und werde von Konferenz zu Konferenz immer besser.
Lust beim nächsten Online Meeting nochmals 10% draufzulegen? Dann freu dich auf meinen nächsten Blog mit Tipps zur Optimierung der Ton- und Bildqualität!
